Ştefan Ioan Lucaciuc,
Cristian Pup
Timişoara Apellatsioonikohtu kohtunikud

 

Kohtute tegevuse arvutistamine ja digistamine on olnud Euroopa riikides pidev mure juba aastaid. Nii on ka Rumeenia kohtusüsteem pingsalt keskendunud sobivaimate lahenduste leidmisele, et tõhustada kohtu tegevust, kommunikatsiooni, kohtumenetlust, andmete elektroonilist edastamist ja vaidluste lahendamisega seotud teabe ning andmete säilitamist ja arhiivimist.

Kohtute arvutistamise lähtepunktiks võib pidada 2005. aastat, kui Euroopa Liidu toel oli võimalik varustada kõik Rumeenia kohtud serverite, arvutite, kuvarite, printerite ja muu sellisega. Minevikku jäid vanad mehaanilised ja elektrilised kirjutusmasinad ning paber ja tint.

Aastatel 2005–2006 tegeleti suurte töödega, mis nõudsid nii sisevõrkude kui ka turvaliste internetiühenduste loomist. Järgmine samm oli luua kõigis kohtutes kasutatav ECRIS-rakendus. Selle tarkvara eesmärk on toetada ja teenindada kohtute kogu arvutistatud tegevust. Programmi üks funktsioone on kohtule esitatud uute asjade juhuslik jaotamine, asendades sel moel kunagi kohtu esimehel lasunud kohustuse jaotada kohtunike vahel ära uued kohtuasjad.

Programmi juurutamine ei laabunud raskusteta. Enamik neist tulenes sellest, et rakendus ei arvestanud kohtu kõiki vajadusi ning pidevalt tuli teha uuendusi.

Kohtuportaal

ECRIS-e IT-rakenduse juurutamine ja kasutamine igas kohtus on võimaldanud luua veebilehe „Kohtuportaal“. Seal on näha iga kohtu teave nii juhtimise kui ka töökorralduse, tööplaani ning samuti menetluses olevate ja lahendatud kohtuasjade kohta. Huvitatud isikutel on ligipääs vajalikele andmetele, näiteks kohtutoimiku number, vaidluse pooled, kohtuasja sisu, tähtajad, kohtuotsus, kohtuasjas tehtud lahend jms.

Pärast ECRIS-e rakendamist on failid ja toimikute andmed advokaatidele ja menetlusosalistele kättesaadavad infokioskite, s.o kuvariga varustatud seadmete kaudu, mis on paigutatud kõigi kohtute avalikesse ruumidesse. Sealt saavad menetlusosalised sama sisuga teavet, mis on olemas nimetatud veebilehel. Teavet saab aga ainult sellest kohtust, kus infokiosk asub, ning teistest vastava apellatsioonikohtu tööpiirkonda jäävatest kohtumajadest.

Rakenduse ECRIS juurutamisele järgnenud aastatel 2007–2012 tegeles Justiitsministeeriumi spetsiaalse osakonna IT-meeskond kohtutelt saadud tagasiside põhjal rakenduse pideva parandamisega. Loodi mitu programmi ja nende täiendusi, vastavalt soovitustele uuendati tarkvara, et rakendus oleks tõhusam nii kohtute tegevust kui ka menetlusosaliste ja advokaatide vajadusi silmas pidades.

Need ulatuslikud uuendused olid vajalikud uue tsiviilkohtumenetluse ja kriminaalmenetluse seadustiku jõustumise ajal ehk ajavahemikul 2012–2014. Tarkvarale oli vaja luua uusi funktsioone menetluses olevate kohtuasjade jaoks, mille korral pidid tehtavad kohtuotsused tuginema vanadel seadustikel, ning kohtuasjade jaoks, mis registreeriti pärast uute seadustike jõustumist.

Aastail 2010‒2012 oli ülitähtis eesmärk hankida Rumeenia kohtutele moodsad skannerid ja multifunktsionaalsed seadmed, mis võimaldaksid kahepoolset kiirprintimist, ülikiiret faksimist ja skannimist.

Suure jõudlusega skannerid muutsid kohtute sisemist töökorraldust ja arhiiviametnikele anti ülesanne skannida kõik kohtule esitatud asjades sisalduvad dokumendid, tehes kõigepealt igast dokumendist elektroonilise koopia. Selle eesmärk on info hõlbus taastamine paberdokumentide kaotsimineku või hävimise korral, kuid samuti elektroonilise arhiivimise võimalus füüsilise arhiivi säilitamise tähtaja jooksul.

Personali puudus kohtutes ja töötajate puudulik kvalifikatsioon on aga pidurdanud või takistanud soovitud eesmärkide saavutamist.

Aastatega on menetluses olevate asjade dokumentide pidev skannimine toonud kaasa elektroonilise andmebaasi suurenemise ning arhiivitud toimikute „varu“, mida võib kasutada menetlusosaliste huvides.

Turvaline ligipääs toimikutele

Seetõttu töötasid kõigepealt Cluj Apellatsioonikohtu, seejärel ka Timişoara Apellatsioonikohtu IT-eksperdid välja programmi InfoDosar turvaliseks ligipääsuks elektroonilise arhiivi failidele ja toimikutele.

Eesmärk oli lasta menetluspooltel ja nende advokaatidel tutvuda toimikutes olevate dokumentidega internetis. Nii ei pea nad kohtu arhiivis toimikuid füüsiliselt läbi vaatama.
Programmi juurutamine nõudis skannimise laitmatut korraldamist. Ühtki dokumenti ei tohi panna kohtutoimikusse skannimata ja failina üles laadimata.

Teisest küljest oli vaja leida sobivad tehnilised lahendused võimalike küberrünnakute vastu. See tähendas serverite loomist uue, peamiselt menetlusosaliste ja advokaatide jaoks mõeldud tarkvara juurutamiseks.

Praegu kasutatakse rakendust InfoDosar riigi mitmes kohtus. Esialgu Cluj Apellatsioonikohtus ja Timişoara Apellatsioonikohtus loodud arvutirakendused võeti kasutusele kohtutes, mis soovisid kohtunike ja advokaatide tegevust toetada.
Programm töötab veebilehe toel, millel on ka mobiiltelefoniga ühilduv rakendus. Programmi abil saab kohus teada veebilehele sisestatud toimikus olevad andmed. Selleks tuleb otsingumootorisse märkida toimiku number või menetlusosalise nimi.

Teabe konfidentsiaalsuse ja turvalisuse tagamiseks saab dokumente vaadata üksnes pärast parooli sisestamist. Parool edastatakse menetlusosalisele koos talle saadetud kirjaliku kohtukutse või SMS-iga siis, kui menetlusosaline on andnud kohtule oma mobiiltelefoni numbri.

Pärast parooli sisestamist on menetluspoolel ja tema advokaadil võimalik vaadata toimikus sisalduvat iga dokumenti: põhihagi, vastust hagile ja vastuhagi, tunnistajate ütlusi ning muid dokumente. Kõik dokumendid skannitakse ja arhiivitakse PDF-vormingus, mis võimaldab printimist, kuid mitte redigeerimist.

Advokaadid on rakendusega eriti rahul, sest nad pääsevad kliendi toimikule ligi igal ajal. Selle kaudne tagajärg on kohtuarhiivi töökoormuse vähenemine, sest arhiivitöötajad ei pea enam toimikuid tutvumiseks kättesaadavaks tegema. Arhiivi abi kasutavad üksnes selleks õigustatud füüsilised isikud, kes pole teadlikud vastava tarkvara olemasolust või ei ole harjunud internetti ega arvutiprogramme kasutama.

Dokumendid e-postiga

Alates 2015. aastast on Aradi tribunalis, viimati aga ka Timişoara Apellatsioonikohtus, võetud kasutusele ühine TDS (Secure Data Transmission) ehk turvaline andmeedastusprogramm, mille abil saadetakse kohtukutseid ja teisi menetlusdokumente.
Peaaegu iga kohtu töökord võimaldas esitada advokaatidel ja menetlusosalistel dokumente kohtule e-postiga. Kohus ise menetlusdokumente ja kohtukutseid menetlusosalistele ega advokaatidele e-postiga edastada ei saanud.

Programm, mida kasutati kõigepealt ainult Aradi tribunali piires, võeti kasutusele ka Timişoara Apellatsioonikohtus ja selle tööpiirkonda jäävates kohtutes. Praeguseks on programm Justiitsiministeeriumi nõusoleku alusel kasutusel peaaegu kõigis apellatsioonikohtutes ja maakohtutes ning see kavatsetakse kasutusele võtta kogu riigis.
Programm töötati välja selleks, et parandada kohtukutsete ja menetlusdokumentide edastamise korda. Korda rakendati küll juba 2013. aasta algusest, kuid see oli selgelt iganenud: menetlusdokumente toimetati adressaatidele (menetlusosalistele) pitseeritud ümbrikus, kasutades menetlustoimingutega tegelevate kohtuametnike abi või posti- või kulleriteenust.

Peamised põhjused, mis ajendasid Aradi tribunali IT-eksperte looma arvutiprogrammi, mis tagab menetlusdokumentide edastamise e-postiga, olid järgmised: teenuste kasutamisega seotud suured kulud ning rakendamisel kogetud raskused, sealhulgas kohtukutsete kättetoimetamise tõendite toimikusse tagastamise ja toimikusse lisamise, suhtlemiskorra ning kohtutele kättesaadava infotehnoloogiaga seotud probleemid.

Siiski ei toimu menetlusdokumentide e-posti teel edastamine menetlusosalistele ja advokaatidele ex officio. Kohtuasjade pooleks olevatele avalikku võimu teostavatele asutustele ja institutsioonidele saadetakse menetlusdokumendid e-postiga. See põhineb kohtuga sõlmitud kahepoolsetel kokkulepetel. Füüsilistele isikutele ja advokaatidele edastatakse menetlusdokumente e-postiga üksnes nende selge nõudmise korral. Isik peab esitama oma e-posti aadressi, kuhu dokumendid saata.

Programmiga saab saata dokumente (kohtukutseid, ekspertiisiakte, kohtumenetluses esitatavaid taotlusi, tervitusi, kutseid jms) e-kirja teel manusesse lisatuna, kusjuures iga dokumendi edastamisel lisatakse kirjale kohtu elektrooniline allkiri, et tagada edastamise autentsus.

Lisaks võimaldab programm saatjal (kohtul) näha hetke, millal adressaat talle edastatud e-kirja ning manusena lisatud dokumendi avas. Kui ametnik näeb programmist, et edastatud dokumendid on avatud, siis prindib ta selle kohta kinnituse, mis lisatakse toimikusse. Selles märgitakse edastatud dokumendid, e-posti aadress ja see, milliselt aadressilt need saadeti. Nii fikseeritakse kuupäeva ja minuti täpsusega kellaaeg, millal adressaat dokumendid avas. Seetõttu ei ole adressaadil (menetluspoolel või advokaadil) vaja kohtule saata e-kirja dokumentide kättesaamise kohta. Programm tuvastab dokumentide avamise aja ja kinnitab, et adressaat on edastatud dokumendid kätte saanud.

Advokaadid võtsid programmi väga hästi vastu: dokumentide edastamine e-postiga on odavam, turvalisem ja kiirem kui tavalise posti, kohtuametnike või kulleriteenuse abil.
Suureks edulooks võib pidada, et Justiitsministeerium on rahul Timişoara Apellatsioonikohtu tööpiirkonna kohtute IT-osakondade jõupingutustega. Kuigi rakendust pole veel üle võetud, et muuta see kasutatavaks kogu riigis, toetas ministeerium 2018. aasta lõpus jõustunud tsiviilkohtumenetluse seadustiku muudatusi. Nendega reguleeritakse korda, mille alusel edastatakse menetlusdokumendid e-postiga ja sellise arvutiprogrammi abil, mis kinnitab, et adressaat on sõnumi kätte saanud ning talle edastatud dokumendid läbi vaadanud.
Järgnevatel aastatel oodatakse Justiitsministeeriumilt ulatuslikumat osalemist kahe programmi (InfoDosar ja TDS) juurutamises ning kasutamises riigi kõigis kohtutes, samuti nende programmide parendamises.