Külli Vallimäe-Tuberg
kohtute andmekaitsespetsialist

 

Sissejuhatus

Kohtumenetluse seadustike kohaselt peab kohus iga kohtuasja kohta toimikut, kuhu võetakse ajalises järgnevuses kõik menetlusdokumendid ja muud asjaga seotud dokumendid. Seaduses ettenähtud juhul võetakse toimiku juurde muud menetlusega seotud esemed.[1] Kohtuasja toimik seostub praegu ikka veel esmalt paberdokumentidest koosneva köidetud toimikuga. Menetlusseadustikud, mis küll ühest küljest lubavad toimikut pidada kas täielikult või osaliselt digitaalsena[2], eeldavad teisalt siiski samuti, et toimik koosneb paberdokumentidest.[3]

Teave, mis kogutakse kohtumenetluses, ei ole aga enam ühelgi juhul olemas ainult paberil peetavas toimikus. Saabunud ja välja saadetud menetlusdokumendid registreeritakse lisaks toimikule ka kohtute infosüsteemis.[4] Kohtute infosüsteem on kohtute seaduse § 34 lg-s 1 määratletud kui justiitsministri asutatav riigiasutuse andmekogu, mille eesmärk on kohtute töö korraldamine, statistika kogumine, kohtulahendite kogumine, süstematiseerimine ning kohtutele ja avalikkusele kättesaadavaks tegemine. Ühtlasi on kohtute infosüsteem koht, milles registreeritud dokumentidest vormub digitaalne toimik ja kus säilitatakse digitaalse toimiku andmeid.[5]

Kuigi juba praegu on kohtuasjades olemas ka toimiku digitaalne versioon, peetakse pabertoimikut enamasti siiski esmatähtsaks kuni digitoimikule ülemineku kohustuse tekkimiseni. Kohtupraktikas on ka leitud, et toimiku kohta käiv regulatsioon kohustab kohut pidama pabertoimikut ning selle kohustuse täitmata jätmist saab pidada menetlusnormi rikkumiseks.[6] Praegu valitseb suuremas osas praktika, et kohtule esitatud paberdokumendid skaneeritakse kohtute infosüsteemi edastamiseks ning elektroonilistest dokumentidest tehakse pabertoimikusse köitmiseks väljatrükid. Pabertoimikut ei looda vaid nendes kohtumenetlustes, kus digitaalse toimiku pidamine on kohustuslik.[7] Selliseid kohtuasju on umbes 30% kõikidest kohtuasjadest.[8]

Pabertoimikust ennatlikku loobumist ei tervitata lisaks eelmärgitule veel erinevatel põhjustel, sealhulgas digitoimiku vähese kasutusmugavuse ja tehniliste probleemide tõttu, mis võivad raskendada nõuetekohase toimiku pidamist.[9] Eesti Kohtunike Ühing on osutanud täielikult digitaalsele toimikule ülemineku kavatsuse aspektist mitmele murekohale, sh järgmisele probleemile, mis vääriks eraldiseisvat ja põhjalikumat käsitlust. Nimelt, kohtutoimiku pidamise kohustus on kohtul. Kohtutel puudub aga kontroll kohtute infosüsteemis olevate andmete üle (sh nende terviklikkuse, säilimise ja ligipääsu osas). Selline kontroll on praegu täitevvõimul – kohtute infosüsteemi vastutav töötleja on Justiitsministeerium ning tehniliselt tagab infosüsteemi toimimist Registrite ja Infosüsteemide Keskus. Pabertoimiku asendamisel digitoimikuga ei asu kohtuasja toimik enam sisuliselt kohtus, vaid valitsusasutuse hallatavas serveris, mistõttu tuleb Eesti Kohtunike Ühingu arvates ka toimiku pidamisega seotud vastutus ja riskid võimude lahususe ning õigusemõistmise korrakohase toimimise seisukohast põhjalikult läbi mõelda.[10] Kohtutel on lisaks toimiku pidamisele kohustus toimik menetluse lõppemisel arhiveerida, mistõttu lisanduvad küsimused digitaalse toimiku arhiveerimise kohta.

Autor ei püüa anda alljärgneva artikliga põhjalikku käsitlust kohtutoimikute arhiveerimise korraldusest. Artikli põhitähelepanu on suunatud toimikute arhiveerimisega kaasnevatele isikuandmete kaitse küsimustele. Eelkõige huvitab autorit see, kas toimikutes sisalduvate isikuandmete töötlemine pärast kohtumenetluse lõppemist on andmesubjektide jaoks arusaadav ja ettearvatav. Muu hulgas peaks olema võimalik leida vastus järgmistele küsimustele: kui kaua säilitatakse isikuandmeid pärast kohtumenetluse lõppemist jõustunud kohtulahendiga ja millise eesmärgiga on isikuandmete jätkuv töötlemine õigustatud; kes arhiveerib digitaalse toimiku ja kus seda säilitatakse; mis saab menetluse käigus kogutud ja kohtute infosüsteemi talletatud isikuandmetest pärast seda, kui toimiku säilitustähtaeg on möödunud ja pabertoimik hävitatakse.

Toimiku arhiveerimine kohtus

Tsiviil- ja halduskohtumenetluse seadustikud sätestavad, et toimik arhiveeritakse pärast menetluse lõppemist jõustunud lahendiga vastavalt asja menetlenud maa- või halduskohtus.[11] Täpsemalt reguleerib toimikute ja dokumentide säilitamist ja hävitamist kohtu arhiivis kantselei kodukord.[12] Kantselei kodukorrast nähtub, et pärast lahendi jõustumist antakse pabertoimikud üleandmisnimekirja alusel jooksvalt kohtu arhiivi, kus neid säilitatakse üldjuhul kuni säilitustähtaja lõppemiseni, misjärel need hävitatakse.[13] Kriminaalmenetluse ja väärteomenetluse kohtutoimikud antakse säilitamiseks maakohtu arhiivi samas korras nagu tsiviil- ja halduskohtu toimikud kantselei kodukorra alusel.[14]

Üldised põhimõtted ja reeglid toimikute ja dokumentide arhiveerimiseks tulenevad arhiiviseadusest (ArhS) ja selle alusel kehtestatud arhiivieeskirjast[15]. Kohtute arhivaarid lähtuvad oma töös lisaks eelnimetatud õigusaktidele Rahvusarhiivi hindamisotsustest[16] ja juhistest[17] ning kohtute arhivaaride ametijuhenditest.

Avalikke ülesandeid täitev asutus või isik peab tagama avaliku ülesande täitmise käigus loodud või saadud dokumentide või arhivaalide[18] säilimise ja kasutatavuse seadustega või nende alusel kehtestatud õigusaktidega sätestatud tähtaja jooksul või Rahvusarhiivile üleandmiseni.[19] Rahvusarhiiv selgitab välja avalikku ülesannet täitva asutuse või isiku, kelle tegevuse käigus võib tekkida arhivaale, lähtudes seejuures asutuse või isiku olulisusest ühiskonnas ning avaliku ülesande sisust. Enne arhivaalide väljaselgitamist ei tohi eelnimetatud asutus ega isik oma dokumente hävitada.[20]

Asutus, kelle tegevuse käigus võib tekkida arhivaale, on arhiivieeskirja § 2 lg 1 p 3 tähenduses arhiivimoodustaja, kellena Rahvusarhiiv on määratlenud ka kohtud.[21] Rahvusarhiivi hinnangu kohaselt luuakse kohtute tegevuse käigus dokumente, mis pakuvad ja täiendavad teadmisi ja arusaamist üksikisikute, inimkoosluste ja ühiskonna kohta, on unikaalsed ja suure uurimispotentsiaaliga.[22] Arhiivimoodustajana peavad kohtud tagama arhivaalide loomisele, korrastamisele ning hoidmisele ettenähtud tingimused eesmärgiga tagada arhivaalide võimalikult pikaajaline säilivus ja kasutusiga.[23] Kõiki oma dokumente, sh andmekogudes olevat teavet tuleb olenemata teabekandjast käsitada ühe terviku, s.o arhiivi osana.[24]

Dokumente hoitakse alles kuni säilitustähtaja lõpuni või avalikku arhiivi üleandmiseni dokumentide liigitusskeemist[25] tulenevate sarjade kaupa. Säilitustähtaja jooksul või avalikku arhiivi üleandmiseni peavad dokumendid olema ülesleitavad ja kättesaadavad.[26]

Kohtute jaoks ei ole praegu selge, kuidas tuleb arhiveerida digitoimik. Menetlusseadustikest tulenev nõue toimiku arhiveerimiseks kohtus eeldab pabertoimiku olemasolu ning ei kohandu hästi digitaalse toimiku eripäradega. Kõrvuti menetlusseadustikest tuleneva nõudega säilitada toimikuid kohtu arhiivis nähtub kantselei kodukorra § 27 lg-st 4, et digitaalse toimiku andmeid säilitatakse kohtute infosüsteemis ja e-toimikus vähemalt kohtutoimikutele sätestatud säilitustähtaegadele vastavalt. See, kas ja kuidas digitoimik saab kohtu arhiivi osaks, on praegu veel ebaselge. Kantselei kodukorraga[27] on kehtestatud toimikute säilitustähtajad ja pabertoimiku arhiveerimise nõuded, selgelt reguleerimata on aga digitoimiku arhiveerimise kord.

Toimiku säilitamine ja isikuandmete kaitse

TsMS § 58 lg 2, mis kohaldub HKMS § 87 lg 1 järgi ka haldusasja toimikule, näeb ette, et toimikut ja selles sisalduvaid menetlusdokumente säilitatakse üksnes nii kaua, kui see on vajalik menetlusosaliste või muude isikute huvides või avalikes huvides.

Silmas pidades seda, et kohtutoimikud sisaldavad muu hulgas suurel määral isikuandmeid, tuleb nende säilitamisel arvestada ka isikuandmete töötlemise põhimõtetega ning tagada, et isikuandmeid ei säilitataks kauem, kui see on eesmärgipärane ja vajalik.

Isikuandmete töötlemise üheks põhimõtteks on eesmärgi piirangu või eesmärgikohasuse põhimõte. Selle järgi kogutakse isikuandmeid täpselt ja selgelt kindlaksmääratud ning õiguspärastel eesmärkidel ning neid ei töödelda hiljem viisil, mis on nende eesmärkidega vastuolus.[28] Isikuandmete edasist töötlemist avalikes huvides toimuva arhiveerimise, teadus- või ajaloouuringute või statistilisel eesmärgil ei loeta algsete eesmärkidega vastuolus olevaks.[29]

Eelnimetatud põhimõttega on tihedalt seotud isikuandmete säilitamise piirangu põhimõte, mille kohaselt säilitatakse isikuandmeid andmesubjekte tuvastada võimaldaval kujul üksnes seni, kuni see on vajalik isikuandmete töötlemise eesmärgi täitmiseks.[30] Kauem võib isikuandmeid säilitada juhul, kui isikuandmeid töödeldakse üksnes avalikes huvides toimuva arhiveerimise, teadus- või ajaloouuringute või statistilisel eesmärgil, eeldusel et andmesubjektide õiguste ja vabaduste kaitseks rakendatakse asjakohaseid tehnilisi ja korralduslikke meetmeid.[31] Ka eriliiki isikuandmeid võib töödelda avalikes huvides toimuva arhiveerimise eesmärgil, tuginedes liidu või liikmesriigi õigusele, ning kui see on proportsionaalne saavutatava eesmärgiga, austab isikuandmete kaitse õiguse olemust ning tagatud on sobivad ja konkreetsed meetmed andmesubjekti põhiõiguste ja huvide kaitseks.[32]

Kahtlust ei tohiks olla selles, et isikuandmed on kohtutoimikutesse kogutud õigusemõistmise ülesande täitmise eesmärgil. Õigusemõistmise eesmärk lubab kohtutel töödelda ka eriliiki isikuandmeid.[33] Päris üheselt selge pole aga see, mis on isikuandmete töötlemise eesmärk pärast kohtumenetluse lõppemist. Autori arvates on mõeldavateks eesmärkideks eelkõige kas avalikes huvides arhiveerimine või õigusemõistmise ülesande jätkuv täitmine.

IKÜM-i põhjendus 158 viitab sellele, kuidas mõista avalikes huvides arhiveerimist, märkides, et „avaliku sektori asutustel või avalik-õiguslikel või eraõiguslikel organitel, kellel on avalikku huvi pakkuvad andmed, peaksid olema teenistused, kellel on kooskõlas liidu või liikmesriigi õigusega juriidiline kohustus omandada, säilitada, hinnata, korraldada, kirjeldada, edendada ja levitada üldist avalikku huvi pakkuvaid püsiva väärtusega andmeid ning anda nende kohta teavet ja tagada neile juurdepääs“. Eelnevast nähtub, et avalikes huvides toimuv arhiveerimine eeldab muu hulgas säilitatavate andmete vastu üldise avaliku huvi esinemise hindamist ning nendele andmetele püsiva väärtuse omistamist. Neid ülesandeid täidab eelkõige Rahvusarhiiv.[34] See ei pruugi aga samas tähendada, et avalikes huvides arhiveerimise ülesanded ei võiks olla erinevate asutuste või organite vahel jagatud.

Tuginedes IKÜM art 89 lg-le 3, lubab IKS § 7 lg 1 juhul, kui isikuandmeid töödeldakse avalikes huvides arhiveerimise eesmärgil, kalduda kõrvale andmesubjektide õigusest tutvuda andmetega, õigusest andmete parandamisele ja kustutamisele, isikuandmete töötlemise piiramisele ja õigusest esitada vastuväiteid, kuivõrd nende õiguste teostamine tõenäoliselt muudab võimatuks avalikes huvides tehtava arhiveerimise eesmärgi saavutamise või takistab seda oluliselt. Sama paragrahvi lg 2 järgi saab andmesubjekti õiguste piiramine olla õigustatav arhivaalide seisundi, autentsuse, usaldusväärsuse, terviklikkuse ja kasutatavuse ohutuse tagamiseks. Seega on ka Eesti seadusandja pidanud arhiveerimise eesmärgi erandi kohaldamist põhjendatuks üksnes arhivaalide kaitseks, mida arhiiviseaduse kohaselt säilitatakse püsivalt.[35] Siinjuures ei tohi unustada, et nende õiguste piiramine on IKÜM art 89 lg 3 kohaselt seotud sama artikli lg-s 1 sätestatud nõudega kohaldada asjakohaseid kaitsemeetmeid andmesubjekti õiguste ja vabaduste kaitseks. Eelkõige tuleks tagada võimalikult väheste andmete kogumise põhimõtte järgimine. Meetmed võivad hõlmata pseudonüümimist[36], kui eesmärke on võimalik saavutada sellisel viisil. Kuid kui eesmärke on võimalik saavutada täiendava töötlemisega, mis ei võimalda andmesubjektide tuvastamist, siis täidetakse need eesmärgid sel viisil.[37]

Kuna kohtu tegevuse käigus tekib arhivaale, säilitatakse kohtu arhiivis muu hulgas isikuandmeid sisaldavaid toimikuid, mis on mõeldud püsivalt säilitamiseks. Rahvusarhiiv on teinud 2012. aastal hindamisotsuse arhiiviväärtusega teabe väljaselgitamiseks esimese ja teise astme kohtute juhtimis- ja põhifunktsioonide täitmisel loodud ja saadud teabe hulgast alates Eesti Vabariigi iseseisvuse taastamisest.[38] Rahvusarhiivi hindamisotsusega arhiiviväärtuslikuks tunnistatud kohtutoimikud kui arhivaalid tuleb anda üle Rahvusarhiivile, kui neid ei vajata enam oma ülesannete täitmiseks, kuid hiljemalt kümme aastat pärast arhivaali loomist või saamist ning kui seadusega ei ole sätestatud teisiti.[39] Võimalik on siiski taotleda selle tähtaja pikendamist ning põhjendatud juhtudel võib riigiarhivaar arhivaalide üleandmise tähtaega pikendada.[40] Seega on arhiiviväärtuslikuks tunnistatud toimikute kohtu arhiivis säilitamise aeg ja vajadus seotud kohtu ülesannete täitmisega, milleks ei ole ilmselt avalikes huvides arhiveerimine.

Kohtutoimikute hoidmine kohtu arhiivis võib olla vajalik nii kohtu, menetlusosaliste kui ka muude isikute huvides. Toimikute säilitamist kohtus eeldab näiteks tsiviilkohtumenetluse ja halduskohtumenetluse seadustikes sätestatud kord toimikutega kohtus tutvumiseks ka pärast menetluse lõppemist jõustunud kohtulahendiga.[41] See, kas lõppenud kohtuasjade toimikuid säilitades ja nendega tutvumiseks luba andes tegutseb kohus õigusemõistmise või haldusülesannet täites, on küll veel vaieldav.[42] Sisulist vahet ei tohiks tuleneda nende ülesannete piiritlemisel üksinda sellest, kas toimikutega tutvumise kord sisaldub menetlusseadustikus või mitte. Õigusemõistmise eesmärgi jätkumisele pärast kohtumenetluse lõppemist jõustunud kohtulahendiga viitab samas selgemalt vajadus toimikute säilitamiseks kindlaks määratud aja vältel võimaliku teistmismenetluse jaoks.[43]

Tagamaks, et andmeid, mida ei töödelda avalikes huvides arhiveerimise eesmärgil, ei säilitataks kauem kui vaja, tuleks IKÜM-ist nähtuvalt isikuandmete säilitamisele määrata ajavahemik.[44] Kui andmesubjekti õigusi ja töötleja kohustusi piiratakse IKÜM art 23 lg 1 p-s f ettenähtud alusel kohtusüsteemi sõltumatuse ja kohtumenetluse kaitseks, tuleb seda teha seadusandliku meetmega[45], mis peab sisaldama muu hulgas isikuandmete säilitamise ajavahemikke ja kohaldatavaid kaitsemeetmeid, võttes arvesse töötlemise või selle kategooriate laadi, ulatust ja eesmärki. Ka IKS nõuab, et isikuandmete säilitamisele oleks seaduse või määrusega kehtestatud kindel tähtaeg.[46] Säilitamistähtaja lõppemisel tuleb isikuandmed jäädavalt hävitada või muuta anonüümseks viisil, et andmesubjekti ei ole enam võimalik tuvastada.[47]

Kohtutoimikute säilitustähtajad tulenevad kantselei kodukorra § 33 lg-test 1 ja 2 ning kodukorra lisast 9. Asja menetlenud kohtu esimehel on õigus kohtu vajadustest ja dokumendi unikaalsusest lähtuvalt toimiku säilitustähtaega ka muuta.[48] Riigikohus on rõhutanud, et „kohtutoimiku säilimine (kas digitaalselt või paberkandjal) tuleb tagada vähemalt nii kaua, kui TsMS § 704 lg 3 teise lause järgi on maksimaalselt võimalik esitada teistmisavaldus. Seda eriti tagaseljaotsusega lahendatud asjades, kus vastaspool ei ole menetluses osalenud. Riigikohtul peab olema võimalik kontrollida TsMS § 702 lg 2 p-s 2 sätestatud teistmise aluste esinemist“.[49] Kantselei kodukorra eelnõu seletuskirjast nähtub, et säilitustähtaja määramisel ongi arvesse võetud TsMS § 704 lg-s 3 sätestatud teistmisavalduse esitamise tähtaega[50] ning üldpõhimõttena on toimikute säilitamise tähtajaks kümme aastat, kui lisas 9 pole märgitud teisiti.[51]

Kodukorra lisas 9 tuuakse valdkondade kaupa ja sõltuvalt asja sisust välja toimikute säilitustähtajad ning selgitatakse toimikute säilitustähtaegade arvestamise erisusi. Selgub, et kriminaalasja puhul liidetakse toimiku säilitustähtajale karistuseks mõistetud aeg, mida arvestatakse alates karistuse mõistnud kohtulahendi jõustumisest. Kui tsiviilkohtuasjas on tehtud tagaseljaotsus, lisatakse tavapärasele säilitustähtajale kaks aastat. Kohtuasjades, mida ei võetud menetlusse või jäeti läbi vaatamata, on kohtutoimiku säilitustähtaeg üks aasta.[52] Kohtuasjades tehtud lõpplahendeid säilitatakse alaliselt.[53]

Kantselei kodukorra eelnõu seletuskirja kohaselt kohalduvad toimikutele ette nähtud säilitustähtajad ühtemoodi nii paber- kui ka digitoimikutele.[54] Siiski tuleneb kantselei kodukorrast, et digitaalse toimiku andmeid säilitatakse vähemalt kohtutoimikute säilitustähtaegadele vastavalt.[55] Seega on võimalik digitaalset toimikut säilitada kauem. Kantselei kodukorra eelnõu seletuskirjas selgitatakse, et kuna digitaalsete dokumentide hävitamise kord on veel väljatöötamisel, siis on digitaalsed dokumendid kohtul olemas ka pärast säilitustähtaja möödumist.[56]

Rahvusarhiiv on hinnanud kohtute infosüsteemi arhiiviväärtuslikuks andmekoguks,[57] mis tähendab seda, et kohtute infosüsteemi andmed antakse Rahvusarhiivile üle terviklikult.[58] Rahvusarhiiv võtab andmekogu andmed üle kokkulepitud aja seisuga, tehes andmekogust tõmmise.[59] Rahvusarhiivi veebilehelt leitavatest materjalidest selgub, et andmekogu andmetest tõmmise tegemise sagedus tehakse kindlaks pärast esimest andmete ülevõtmist. Asutus võib hävitada mittevajalikke andmeid alles pärast andmekogu vastuvõtmise akti saamist või kokkuleppel Rahvusarhiiviga.[60] Autorile teadaolevalt ei ole artikli kirjutamise ajaks Rahvusarhiiv kohtute infosüsteemi andmeid veel üle võtnud ning seetõttu ei tohi ilma Rahvusarhiivi loata andmeid ka hävitada, hoolimata nende säilitustähtaja möödumisest.

Seega ei ole digitoimikute hävitamise takistuseks üksnes seda võimaldava korra või tehnoloogilise lahenduse puudumine, vaid ka nõue säilitada kohtute infosüsteemi kui arhivaaliks tunnistatud andmekogu andmeid. Olemasolev olukord ei ole isikuandmete kaitse seisukohast mitmel moel rahuldav. Ühelt poolt minetavad toimikute säilitamise tähtajad digitoimikute puhul selguse. Ei kohtute ega andmesubjektide jaoks ole praegu ettenähtav, kui kaua kohtute infosüsteemis isikuandmeid säilitatakse. Teiselt poolt tuleb kindlaks määrata, millise eesmärgiga on õigustatav kohtute infosüsteemis isikuandmete säilitamine pärast nende säilitamistähtaja lõppemist. Kui selleks on avalikes huvides arhiveerimine, kaotavad säilitustähtajad oma mõtte. Küll aga tekib küsimus tehnilistest ja korralduslikest kaitsemeetmetest, mida andmesubjektide õiguste ja vabaduste kaitseks avalikes huvides arhiveerimise korral võtma peab eelkõige selleks, et tagada võimalikult väheste andmete kogumine. Kohtute infosüsteemis säilitatakse isikuandmeid ka pärast säilitustähtaja lõppemist andmesubjekte tuvastaval kujul ning praegu ei ole kohtuinfosüsteemi andmetele juurdepääsu omavate isikute ringi andmete säilitustähtaja möödumise tõttu ka kuidagi piiratud.

Siinkohal tuleb viidata veel ühele olulisele isikuandmete töötlemise põhimõttele, mille kohaselt peab töötlemine olema seaduslik, õiglane ja andmesubjektidele läbipaistev.[61] Kuna kehtiv regulatsioon ei võimalda digitoimikutes sisalduvate isikuandmete säilitamise korra ja tähtaegade osas selgust, tuleks digitoimikute säilitustähtaegade regulatsioon põhjalikult läbi mõelda ning sõnastada viisil, et ka andmesubjektidele oleks nende andmete säilitamise kord ja säilitustähtajad üheselt arusaadavad.

Toimiku hävitamine

Dokumendid ja toimikud, mille säilitustähtaeg on möödunud, eraldatakse hävitamiseks ja hävitatakse arhiivieeskirja kohaselt. Digitaalselt säilitatavad dokumendid ja muud kohtuasja kohta selleks ettenähtud infosüsteemis registreeritud andmed, mille säilitustähtaeg on möödunud, hävitatakse nende kustutamisega. Dokumentide ja toimikute hävitamise korraldab kohtudirektor arhiiviseaduses ja arhiivieeskirjas sätestatud korras.[62] Kantselei kodukorra eelnõu seletuskirjast selgub, et tehnilise korra, kuidas hakkab toimuma digitaalselt säilitatavate dokumentide hävitamine, töötab välja Registrite ja Infosüsteemide Keskus.[63]

Nagu eespool selgus, siis praegu veel digitoimikuid ei hävitata ning neid säilitatakse kohtute infosüsteemis ka pärast toimikutele määratud säilitustähtaja lõppemist. Kantselei kodukorra § 33 lg 4 sätestab, et pärast säilitustähtaja möödumist toimikuid ja dokumente ei väljastata. Kantselei kodukorra eelnõu seletuskirja kohaselt on sätte eesmärk tagada, et digitaalseid dokumente ei väljastataks pärast säilitustähtaja möödumist hoolimata sellest, et need on kohtul olemas.[64] Siiski tuleb meeles pidada, et andmesubjektil on üldjuhul õigus tutvuda enda isikuandmetega ning seda õigust ei saa andmete olemasolul piirata pelgalt nende säilitustähtaja möödumise põhjendusega.[65]

Toimikuga tutvumine pärast menetluse lõppu

Kohtu ülesannetega toimiku kohtu arhiivis säilitamise ajal on seotud ka toimikule juurdepääsu üle otsustamine. Toimikuga tutvumise kord pärast menetluse lõppemist jõustunud kohtulahendiga on üldjoontes menetlusseadustikes reguleeritud,[66] v.a süüteoasjades. Riigikohtu kriminaalkolleegium asus 16. aprilli 2020. a määruses asjas nr 1-19-8262 seisukohale, et jõustunud kohtulahendiga lõppenud kriminaalasja toimikule juurdepääsu üle otsustamisel tuleb eriregulatsiooni puudumise tõttu kohaldada isikuandmete kaitse seadust, avaliku teabe seadust või arhiiviseadust olenevalt sellest, millel toimikuga tutvuda sooviva isiku taotlus rajaneb.[67] Riigikohus märkis, viidates ka oma varasemale praktikale, et nende seaduste alusel toimikuga tutvumise taotlust lahendades tegutseb kohus kui kohtuasutus haldusorganina, täites materiaalselt haldusülesannet, mitte õigusemõistmise funktsiooni. Seega tuleb maakohtul kohtutoimikuga tutvumise taotluse saamisel toimetada haldusmenetlus, kontrollides, kas taotluse esitajal on õigus toimikuga tervikuna või osaliselt tutvuda.[68]

Samas lahendis juhtis Riigikohus ühtlasi tähelepanu ka varem väljaöeldule, et „õigusselguse huvides võiks kriminaal- ja kohtutoimikuga tutvumise kord, sh toimikuga tutvumine pärast kriminaalmenetluse lõpetamist ja toimiku arhiivimist, olla ammendavalt reguleeritud kriminaalmenetluse seadustikus. Seda sarnaselt halduskohtumenetluse ja tsiviilkohtumenetluse seadustikuga, kus on toimikuga tutvumiseks kehtestatud kord, mis on käsitatav avaliku teabe seaduse ja isikuandmete kaitse seaduse suhtes eriregulatsioonina“.[69]

IKS § 2 p 1 sätestab, et IKS-i ja IKÜM-i kohaldatakse süüteomenetlusele ja kohtumenetlusele menetlusseadustikes sätestatud erisustega.[70] IKS-i eelnõu seletuskirjast nähtuvalt on IKS § 2 p-s 1 silmas peetud just kohtute õigusemõistmise funktsiooni täitmist.[71] Kohtute õigust mõistva tegevusega hõlmatud andmetöötlustoimingute üle ei saa teha järelevalvet Andmekaitse Inspektsioon.[72]

Kriminaalmenetluses kogutud isikuandmete töötlemise lubatavuse hindamiseks tuleb juhinduda IKS-i 4. peatükist, mis kohaldub menetlusseadustikes sätestatud erisustega ka süütegusid menetlevatele kohtutele. IKS § 16 sätestab alused, millal on lubatud töödelda isikuandmeid algsest erineval eesmärgil. Nimetatud paragrahvi lõigetest 1 ja 2 tuleneb, et isikuandmete töötlemine muul eesmärgil kui süüteo tõkestamine, avastamine ja menetlemine ning karistuse täideviimine on võimalik üksnes siis, kui selline töötlemine on lubatud seaduse või Euroopa Liidu õigusaktiga ning selline isikuandmete töötlemine on seaduse või Euroopa Liidu õigusakti kohaselt vajalik ja seatud eesmärgiga proportsionaalne. Direktiivi 2016/680 põhjenduse 16 kohaselt ei piira see direktiiv põhimõtte kohaldamist, mis käsitleb üldsuse juurdepääsu ametlikele dokumentidele, viidates IKÜM-ile, mis lubab avalikes huvides oleva ülesande täitmiseks avaldada ametlikes dokumentides sisalduvaid isikuandmeid kooskõlas liidu õigusega või teavet valdava avaliku sektori asutusele või organile kohaldatava liikmesriigi õigusega, et ühitada üldsuse juurdepääs sellistele ametlikele dokumentidele ja IKÜM-i kohane õigus isikuandmete kaitsele.[73] Kuna kriminaalmenetluse seadustik ei sisalda kohtutoimiku materjalidega tutvumise võimaldamise erikorda pärast kriminaalmenetluse lõppu, võib menetlusvälisele isikule tutvumiseks loa andmise otsustamine tulla seega kõne alla AvTS-i alusel.

Kohtul tuleb AvTS-i alusel toimikule juurdepääsu üle otsustades arvestada ka teabele juurdepääsupiirangu kehtestamise alustega. AvTS § 4 lg 3 sätestab ühe avalikule teabele juurdepääsu võimaldamise üldpõhimõttena, et teabele juurdepääsu võimaldamisel peab olema tagatud isiku eraelu puutumatus. Juurdepääsu tuleb piirata muu hulgas eriliiki isikuandmeid sisaldavale teabele (AvTS § 35 lg 1 p 11) ja muid isikuandmeid sisaldavale teabele, kui sellisele teabele juurdepääsu võimaldamine kahjustaks oluliselt andmesubjekti eraelu puutumatust (p 12). AvTS § 38 lg 2 nõuab, et teabevaldaja tagaks juurdepääsu siiski teabe sellele osale, millele juurdepääsupiirangud ei kehti.

AvTS § 35 lg 1 p 1 kohaselt on teabevaldaja kohustatud tunnistama asutusesiseseks teabeks kriminaal- või väärteomenetluses kogutud teabe, välja arvatud vastavalt väärteomenetluse seadustikus ja kriminaalmenetluse seadustikus sätestatud tingimustel avaldatava teabe. Andmekaitse Inspektsioon on asunud seisukohale, et see alus kohaldub kuni menetluse lõppemiseni, misjärel ei kohaldu enam menetlusseadustik ega AvTS § 35 lg 1 p 1, kuid kehtima jäävad muud juurdepääsupiirangud.[74] Riigikohtu kriminaalkolleegium leidis aga ülal viidatud lahendis erinevalt Andmekaitse Inspektsioonist, et see alus piirab ka lõppenud kriminaalasja kohtutoimiku materjalidele juurdepääsu. Kuigi kohtul puudub KrMS-is sätestatud alus kriminaalmenetluses kogutud teabe sellisel viisil avaldamiseks, pidas Riigikohus võimalikuks, et kohtu esimees[75] kaalub sellisele teabele juurdepääsu võimaldamist, ning selgitas lisaks, et juhul, kui toimikus sisalduvaid isikuandmeid soovitakse töödelda ajakirjanduslikul eesmärgil, tuleb kohtu esimehel juhinduda mh IKS §-s 4 sätestatud põhimõtetest. [76] Takistuseks ei saa kriminaalmenetluse lõppedes olla Riigikohtu seisukoha järgi ka asjaolu, et kriminaalasja arutati kinnisel istungil.[77]

Ilmselt üks olulisemaid õigusi, mis sageli vastandub isikuandmete kaitse õigusele, on sõna- ja teabevabadus.[78] Selle õiguse kaitseks võimaldab IKÜM art 85 lg 2 liikmesriikidel näha ette vabastusi ja erandeid, kui need on vajalikud, et ühitada isikuandmete kaitse õigus sõna- ja teabevabadusega. IKS §-s 4 ongi sätestatud ajakirjanduslikul eesmärgil isikuandmete töötlemise erialus, mis lubab sellel eesmärgil töödelda isikuandmeid ilma andmesubjekti nõusolekuta, kui selleks on avalik huvi ja see on kooskõlas ajakirjanduseetika põhimõtetega. Lisaks ei tohi isikuandmete avalikustamine kahjustada andmesubjekti õigusi ülemäära. Kuigi nende tingimuste kindlakstegemine on eelkõige ajakirjanduslikul eesmärgil isikuandmeid töödelda sooviva isiku ülesanne, ei saa see autori arvates tähendada, et kohus ei pea toimikuga tutvumise taotluse saamisel üldse hindama, kas toimiku materjalide vastu esineb avalik huvi, ega sellise huvi esinemisel kaaluma, millises ulatuses lubada ajakirjanikul toimikuga tutvuda.[79]

2020. aasta lõpus edastas Justiitsministeerium arvamuse andmiseks kohtumenetluse seadustike muutmise seaduse eelnõu väljatöötamiskavatsuse, milles kajastatakse kohtumenetluse suuremat avalikkust silmas pidades erinevaid lahendusi menetlusseadustike muutmiseks. Muu hulgas kavandatakse ka kriminaalmenetluse kohtutoimikute tutvustamise korra reguleerimist kriminaalmenetluse seadustikus.[80] Suurema õigusselguse huvides ja kriminaalmenetluse eripära arvestamise vajadust silmas pidades on kohtutoimikuga tutvumise eriregulatsioon kahtlemata vajalik. Selge õiguslik alus on oluline nii kohtutele toimikule juurdepääsu üle otsustamiseks kui ka andmesubjektidele nende andmete töötlemise ettenähtavuse tagamiseks. Seejuures ei saa autori arvates vähetähtsaks pidada menetlusseadustikus reguleeritud võimalust lahendada vaidlused kohtutoimikuga tutvumise üle samas menetluses. Praegu tuleb vaidlused lõppenud süüteomenetluse kohtutoimikutega tutvumise üle lahendada halduskohtul. Siinkohal võib küsida, kas olukorras, kus toimikuga tutvumise korda ei reguleeri menetlusseadustik ja kohtutoimikule juurdepääsu üle otsustamine on haldusülesande täitmine, on kohtu sellise tegevuse üle pädev tegema järelevalvet Andmekaitse Inspektsioon.

Ilmselgelt hakkab toimikutega tutvumine üha enam toimuma digitaalselt ning ülal viidatud kohtumenetluse seadustike muutmise seaduse eelnõu väljatöötamise kavatsus käsitleb seetõttu ka digitaalse toimikuga tutvumise korra lahendamise võimalusi. Praegu on menetlusosalistel võimalik digitaalse toimikuga tutvuda avaliku e-toimiku vahendusel. Kui digitaalse toimikuga tutvuda sooviv isik ei saa kasutada avalikku e-toimikut (seega ka menetlusvälised isikud), siis on võimalikud järgmised lahendused: 1) isikule väljastatakse tema taotlusel toimiku väljavõte paberil, 2) talle võimaldatakse juurdepääs elektrooniliselt kohtu kantseleis või 3) edastatakse toimiku elektrooniline väljavõte isiku elektronposti aadressil.[81]

Menetlusseadustikes sätestatud toimikuga tutvumise kord kehtib arvatavasti kuni toimiku säilitustähtaja lõppemiseni või arhivaalide puhul avalikku arhiivi ülesandmiseni. Avalikku arhiivi üleantud arhivaalidele juurdepääsu reguleerib arhiiviseadus, mille § 10 lg 1 sätestab, et Rahvusarhiivis säilitatavale arhivaalile on juurdepääs vaba, kui sellele ei laiene isikuandmete kaitse üldmääruses, avaliku teabe seaduses, isikuandmete kaitse seaduses, riigisaladuse ja salastatud välisteabe seaduses või muus seaduses kehtestatud piirangud.[82] On ebatõenäoline, et seadusandja soov on olnud „muus seaduses kehtestatud piirangute“ alla paigutada menetlusseadustikes kohtutoimikutega tutvumise kord. Sellise korra määramata ajaks säilitamine ja järgimine ei oleks ka kooskõlas avalikes huvides toimuva arhiveerimise mõttega.

Kokkuvõte

Kohtutoimik on astumas paberajastust digiajastusse. Arvestades üldist infotehnoloogilist arengut, on see ilmselt paratamatu suund, tuues kahtlemata kaasa olulisi hüvesid, kuid esitades ka uusi väljakutseid isikuandmete kaitsele. Tuleb leppida, et see üleminek ei kulge takistuste, kohanemisraskuste ja ka eksimusteta. Koos hüvedega, mida digitaalne toimik pakub, kaasnevad muu hulgas tähelepanu nõudvad küsimused sellise toimiku arhiveerimise korrast ja säilitamise tähtajast. Arvestades menetlusdokumentides sisalduvat isikuandmete hulka ja laadi, on õiguslik selgus nendes küsimustes hädavajalik. Isikuandmete töötlemise toimingud, mida kohtud teevad kohtumenetluses ning pärast kohtumenetluse lõppemist, samuti andmesubjektide õiguste kaitse võimalused peaksid olema ka andmesubjektide jaoks piisavalt selged ja ettenähtavad.

____________________________

[1] Tsiviilkohtumenetluse seadustiku (TsMS) § 56 lg 1, halduskohtumenetluse seadustiku (HKMS) § 87 lg 1, kriminaalmenetluse seadustiku (KrMS) § 1601 lg 2, väärteomenetluse seadustiku (VTMS) § 502 lg 2.

[2] TsMS § 57 lg 1, HKMS § 87 lg 1, KrMS § 1601 lg 4, VTMS § 502 lg 3.

[3] Lisaks sellele, et ilma füüsilise toimikuta võib olla raske ette kujutada toimikule muude menetlusega seotud esemete (sh asitõendid) juurdevõtmist, nähakse menetlusseadustikes ette, et toimikut peetakse kirjalike dokumentide kogumina (TsMS § 56 lg 2, HKMS § 87 lg 1, KrMS § 1601 lg 3, VTMS § 502 lg 3). Samuti sisaldavad menetlusseadustikud sätteid, millest tulenevalt liigub toimik erinevate kohtuastmete vahel (TsMS §-d 636 ja 675, HKMS § 186, § 216, § 219 lg 8, § 244 lg 2, KrMS § 320 lg 1, § 3431 lg 3, § 348 lg 1, § 370 lg 3, VTMS § 159).

[4] Kohtute seaduse § 82 lg 1. Justiitsministri 15. veebruari 2006. a määruse nr 5 „Kohtute infosüsteemi põhimäärus“ (kohtute infosüsteemi põhimäärus) § 9 lg-test 2 ja 3 ning § 13 lg 1 p-st 1 nähtuvalt registreeritakse menetlusdokumendid kohtute infosüsteemis ja ka salvestatakse sinna. Justiitsministri 8. veebruari 2018. a määruse nr 7 „Maa-, haldus- ja ringkonnakohtu kantselei kodukord“ (kantselei kodukord) § 19 lg 5 kohaselt skaneeritakse paberil esitatud menetlusdokumendid ja registreeritakse selleks ettenähtud infosüsteemis asjakohase menetluse juures vastavalt TsMS § 57 lg-s 2 (kohaldub HKMS § 87 lg 1 kohaselt ka haldusasjadele) ja KrMS § 1601 lg-s 5 sätestatud nõuetele. Dokumenti ei pea masintöötlemist võimaldaval kujul skaneerima, kui kohtule esitatud dokumendi algse halva kvaliteedi tõttu ei ole seda nõuet võimalik täita. KrMS § 1601 lg 5 kohustab paberdokumente skaneerima ja e-toimiku süsteemi salvestama siiski vaid juhul, kui kohtutoimikut peetakse digitaalselt.

[5] Kantselei kodukorra § 27 lg 2 kohaselt koosneb digitaalne toimik kohtute infosüsteemis registreeritud dokumentidest ja muudest kohtute infosüsteemis kohtuasja kohta registreeritud andmetest. Sama paragrahvi lõikes 4 sätestatakse, et digitaalse toimiku andmeid säilitatakse kohtute infosüsteemis ja e-toimikus. Kohtute infosüsteem on liidestatud e-toimiku süsteemiga andmevahetuskihi X-tee kaudu. (Kohtute infosüsteemi põhimääruse § 4, Vabariigi Valitsuse 3. juuli 2008. a määruse nr 111 „E-toimiku süsteemi asutamine ja e-toimiku süsteemi pidamise põhimäärus“ § 3 lg 4 p 1.)

[6] Nt Tallinna Ringkonnakohtu 6. mai 2020. a määrus tsiviilasjas nr 2-19-18464, p 15. Ei ole avalikustatud Riigi Teatajas.

[7] Kantselei kodukorra § 27 lg 1. Menetlusseadustikud annavad justiitsministrile pädevuse kehtestada kohustuslikule digitaalse toimiku pidamisele ülemineku aja ja korra (TsMS § 61, HKMS § 87 lg 1, KrMS § 1601 lg 6, VTMS § 502 lg 3).

[8] Tsiviilkohtumenetluse seadustiku muutmise seaduse eelnõu (digitaalne kohtutoimik) väljatöötamiskavatsus, lk 2. Arvutivõrgus: https://adr.rik.ee/jm/dokument/7420901 (19.04.2021).

[9] Vt nt Tallinna Ringkonnakohtu 27. augusti 2020. a määrus tsiviilasjas nr 2-19-18552, p 12. Vt ka arvamusi kohtute kantselei kodukorra muutmise eelnõule, millega kavandati kohustuslik digitaalsele toimikule üleminek kõikides haldus- ja tsiviilkohtuasjades alates 1. jaanuarist 2020. Arvutivõrgus: https://adr.rik.ee/jm/dokument/5851120 (19.04.2021).

[10] Eesti Kohtunike Ühingu 24. augusti 2020. a arvamus tsiviilkohtumenetluse seadustiku muutmise (digitaalne kohtutoimik) väljatöötamiskavatsuse kohta. Arvutivõrgus: https://adr.rik.ee/jm/dokument/7474546 (19.04.2021).

[11] TsMS § 58 lg 1, HKMS § 87 lg 4.

[12] Kantselei kodukorra 7. jagu. Justiitsministri pädevus määrusega toimikute arhiveerimise korra kehtestamiseks tuleneb TsMS §-st 61, mis kohaldub HKMS § 87 lg 1 alusel ka haldusasja toimikule.

[13] Kantselei kodukorra § 34 lg 5 ja § 36 lg 1.

[14] KrMS § 209 viitab üksnes kriminaaltoimiku arhiveerimisele ning sätestab volitusnormi Vabariigi Valitsusele kehtestada kriminaaltoimiku arhiivimise kord ja toimiku säilitamise tähtajad. KrMS § 209 lg 2 alusel antud Vabariigi Valitsuse 30. juuli 2004. a määruse nr 261 „Kriminaaltoimiku arhiivimise kord ja säilitamise tähtajad“ § 1 kohaselt kehtestatakse määrusega kriminaaltoimikute ja kriminaalmenetluse seadustiku § 223 lõike 2 alusel toimikust kõrvaldatud materjalide arhiivimise kord ja säilitamise tähtajad. Sama määruse § 3 sätestab, et kriminaaltoimik selle määruse tähenduses on kriminaalmenetluse seadustiku §-des 200–205 sätestatud alustel lõpetatud kriminaalasja toimik ja üldmenetluse kriminaaltoimiku materjalid, mida ei ole lisatud kohtutoimikusse. Määrus reguleerib muu hulgas seda, millistel juhtudel arhiveeritakse kriminaaltoimik uurimisasutuses,  prokuratuuris või maakohtus.

[15] ArhS § 13; Vabariigi Valitsuse 22. detsembri 2011. a määrus nr 181 „Arhiivieeskiri“.

[16] ArhS § 2 lg 2, § 7 lg-d 1 ja 2, arhiivieeskirja 4. ptk.

[17] ArhS § 6 lg 4 kohaselt võib Rahvusarhiiv avalikku ülesannet täitvale asutusele ja isikule anda arhiiviseaduse ja selle alusel kehtestatud õigusaktide täitmiseks juhiseid dokumentide ja arhivaalide haldamiseks.

[18] Arhivaal on dokument, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse. Arhivaalid kui osa rahvuslikust kultuuripärandist antakse üle Rahvusarhiivile ja neid säilitatakse püsivalt (ArhS § 2 lg-d 2–4).

[19] ArhS § 6 lg 1.

[20] ArhS § 7 lg-d 1 ja 3.

[21] Rahvusarhiivi 30. detsembri 2011. a hindamisotsus nr 548, p 3.1.2, lk 14. Arvutivõrgus: https://www.ra.ee/wp-content/uploads/2016/11/ArhS_7lg1_OTSUS_nr_548_-_30_12_11.pdf (19.04.2021).

[22] Samas, p 2.2.1.2, lk 5.

[23] Arhiivieeskirja § 5 lg 1.

[24] Samas, § 3 lg 3.

[25]Asutuse dokumendihalduse üheks alusdokumendiks on dokumentide liigitusskeem. Liigitusskeem annab raamistiku asutuse dokumentide hõlmamisel ja haldamisel ning arhiivi moodustamisel. Liigitusskeemi alusel toimuvad asutuses dokumentidele säilitustähtaja määramine, dokumentide hoidmine kuni hävitamise või üleandmiseni arhiivi, juurdepääsutingimuste määramine jms (arhiivieeskirja §-d 6–7, kantselei kodukorra § 32).

[26] Arhiivieeskirja § 4 lg 1.

[27] TsMS § 61, mis kohaldub HKMS § 87 lg 1 alusel ka haldusasja toimikule, volitab justiitsministrit kehtestama määrusega kohustuslikule digitaalse toimiku pidamisele ülemineku aja ja korra, tehnilised nõuded digitaalse toimiku pidamisele ja sellega tutvumisele, samuti elektrooniliste dokumentide säilitamisele, täpsemad nõuded toimiku arhiveerimisele, muu hulgas toimiku ja menetlusdokumentide säilitamistähtajale, arhiveeritud toimiku ja menetlusdokumentidega tutvumisele ning toimiku hävitamisele. Kriminaalmenetluses digitaalse kohtutoimiku arhiveerimise ja arhiveeritud toimikuga tutvumise täpsemate nõuete kehtestamiseks annab justiitsministrile volituse KrMS § 1601 lg 7, mis kohaldub VTMS § 502 lg 3 alusel ka väärteoasja kohtutoimikule.

[28] Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruse (EL) 2016/679 füüsiliste isikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ja selliste andmete vaba liikumise ning direktiivi 95/46/EÜ kehtetuks tunnistamise kohta (isikuandmete kaitse üldmäärus) (IKÜM) art 5 lg 1 p b; isikuandmete kaitse seaduse (IKS) § 14 p 2 (IKS 4. ptk normidega on Eesti õiguskorda üle võetud Euroopa Parlamendi ja nõukogu direktiiv (EL) 2016/680, mis käsitleb füüsiliste isikute kaitset seoses pädevates asutustes isikuandmete töötlemisega süütegude tõkestamise, uurimise, avastamise ja nende eest vastutusele võtmise või kriminaalkaristuste täitmisele pööramise eesmärgil ning selliste andmete vaba liikumist ning millega tunnistatakse kehtetuks nõukogu raamotsus 2008/977/JSK).

[29] IKÜM art 5 lg 1 p b, põhjendus 50.

[30] IKÜM art 5 lg 1 p e, IKS § 14 p 5.

[31] IKÜM art 5 lg 1 p e, vt asjakohaste kaitsemeetmete kohta ka art 89 lg 1 ja põhjendus 156. Isikuandmete avalikes huvides arhiveerimise eesmärgil töötlemise lubatavus nähtub ka direktiivi 2016/680 art 4 lg-st 3, art 9 lg-st 2, põhjendus 26.

[32] IKÜM art 9 lg 2 p j, peaks olema lubatav ka IKS § 20 lg 1 p 1 ja lg 2 alusel.

[33] IKÜM art 9 lg 2 p f; IKS § 20 lg 1 p 1, KrMS § 152 lg 1.

[34] ArhS § 3  lg-te 1 ja 2 kohaselt on Rahvusarhiivi põhiülesandeks asutuse või isiku poolt avaliku ülesande täitmise käigus loodud või saadud dokumentide hindamine, arhivaalide kogumine ja säilitamine ning neile juurdepääsu võimaldamine ja nende kasutamise korraldamine. Rahvusarhiiv kogub kokkuleppel omanikuga ning võimaluste olemasolul ka kultuuri- ja ajalooväärtusega eraõiguslikke dokumente, kui selleks on avalik huvi.

[35] ArhS § 2 lg 3.

[36] IKÜM art 4 p 5 kohaselt tähendab pseudonüümimine isikuandmete töötlemist sellisel viisil, et isikuandmeid ei saa enam lisateavet kasutamata seostada konkreetse andmesubjektiga, tingimusel et sellist lisateavet hoitakse eraldi ja andmete tuvastatud või tuvastatava füüsilise isikuga seostamise vältimise tagamiseks võetakse tehnilisi ja korralduslikke meetmeid.

[37] IKÜM art 89 lg 1. Samuti võimaldab IKÜM art 14 lg 5 p b isikuandmete töötlemisel avalikes huvides toimuva arhiveerimise eesmärgil kalduda kõrvale lg-tes 1–4 sätestatud andmesubjekti õigusest saada teavet, eeldusel et art 89 lg-s 1 osutatud tingimused on täidetud ja kaitsemeetmed kehtestatud, või sel määral, mil see kohustus muudab eesmärgi saavutamise võimatuks või häirib seda suurel määral. Sel juhul tuleb teave teha avalikult kättesaadavaks.

[38] Rahvusarhiivi 26. novembri 2012. a hindamisotsus nr 128 „Esimese ja teise astme kohtute juhtimis- ja põhifunktsioonide dokumentide hindamine arhiiviväärtuse väljaselgitamiseks“. Arvutivõrgus: https://www.ra.ee/wp-content/uploads/2016/11/HO_I_ja_II_astme_kohtud_26.11.2012_nr_128.pdf (19.04.2021).

[39] ArhS § 8 lg 1; kantselei kodukorra § 37; arhiivieeskirja § 15 lg 3. ArhS §-st 17 ja arhiivieeskirja §-st 38 selgub, et enne 1. jaanuari 2012 loodud paberarhivaalidele rakendatakse üleandmistähtaega 20 aastat nende loomisest arvates või need antakse kokkuleppel avaliku arhiiviga üle koos hiljem tekkinud arhivaalidega. Ka kantselei kodukorra v.r (justiitsministri 22. detsembri 2005. a määrus nr 57) § 68 lg 1 sätestas üleandmise tähtajaks 20 aastat pärast avaliku arhivaali tekkimist ja sellega seotud asjaajamise lõppemist.

[40] ArhS § 8 lg 2; arhiivieeskirja § 15 lg 4.

[41] TsMS § 59 ning HKMS §-d 88 ja 89.

[42] Vt nt Euroopa Kohtu kohtujuristi 3. detsembri 2020. a ettepanekut kohtuasjas C-470/19, milles kohtujurist leiab, et menetlusdokumentide hoidmine ja menetlustoimiku haldamine ei seostu ilmselgelt haldusülesande täitmisega, vaid on kohtule olemuslikult omane tegevus (p 106). Ka asjaolu, et menetlus on lõppenud, ei muuda seda kohtujuristi arvates vähem õigusemõistmiseks (p 92). Artikli kirjutamise ajal ei ole Euroopa Kohus veel teinud selles kohtuasjas otsust.

[43] Ilmselt ei ole välistatud võimalus, et toimik kohtuasjas, milles esitatakse teistmisavaldus, on juba üle antud Rahvusarhiivile. Tõenäolisemalt võib selline olukord tulla kõne alla kriminaalasja puhul, milles ei ole teistmisavalduse esitamise aeg piiratud maksimaalse tähtajaga, vaid on seotud üksnes teistmisaluse ilmnemisega (KrMS § 368).

[44] IKÜM art 13 lg 2 p a, art 14 lg 2 p a, art 15 lg 1 p d, põhjendused 39 ja 45.

[45] IKÜM põhjendus 41 selgitab, et kui IKÜM-is osutatakse õiguslikule alusele või seaduslikule meetmele, ei pea selleks tingimata olema parlamendi vastu võetud seadusandlik akt, ilma et see piiraks asjaomase liikmesriigi põhiseaduslikust korrast tulenevate nõuete kohaldamist. Selline õiguslik alus või seadusandlik meede peaks siiski olema selge ja täpne ning selle kohaldamine peaks olema eeldatav isikute jaoks, kelle suhtes seda kohaldatakse vastavalt Euroopa Liidu Kohtu ja Euroopa Inimõiguste Kohtu praktikale.

[46] IKS § 17 lg 1.

[47] IKS § 17 lg 4. Anonüümse teabe kohta vt IKÜM põhjendus 26.

[48] Kantselei kodukorra § 33 lg 1.

[49] RKTKm 17.12.2018, 2-10-55382, p 15.

[50] Halduskohtumenetluses on teistmise avalduse esitamisele ette nähtud sama tähtaeg (HKMS § 241 lg 4).

[51] Justiitsministri määruse „Maa-, haldus- ja ringkonnakohtu kantselei kodukord“ eelnõu seletuskirja (kantselei kodukorra eelnõu seletuskiri) § 33 selgitus. Arvutivõrgus: https://adr.rik.ee/jm/dokument/5468897 (19.04.2021).

[52] Kantselei kodukorra lisa 9 märkus 1.

[53] Kantselei kodukorra § 33 lg 3. Rahvusarhiivi 23. novembri 2012. a hindamisotsuse nr 128 kohaselt on arhiiviväärtuslikud kohtuotsused ja määrused, kõikide kohtuastmete lahendite originaalid esimese või teise astme kohtutoimikutest.

[54] Kantselei kodukorra eelnõu seletuskirja § 33 selgitus.

[55] Kantselei kodukorra § 27 lg 4 teine lause ja § 33 lg 2.

[56] Kantselei kodukorra eelnõu seletuskirja § 33 selgitus.

[57] Rahvusarhiivi 31. oktoobri 2017. a hindamisotsus nr 5-1/17-51 ja selle lisa 1. Arvutivõrgus: https://www.ra.ee/arhiivihaldus/hindamisotsused/ (19.04.2021).

[58] Andmekogude arhiveerimine. Rahvusarhiiv. Arvutivõrgus: https://www.ra.ee/arhiivihaldus/digitaalarhiivindus/andmekogude-arhiveerimine/ (19.04.2021).

[59] Samas.

[60] Andmekogude arhiveerimise 24. jaanuari 2018. a infopäeva slaidid ja videosalvestised. Rahvusarhiiv. Arvutivõrgus: https://www.ra.ee/andmekogude-arhiveerimise-infopaev/ (19.04.2021).

[61] IKÜM art 5 lg 1 p a.

[62] Kantselei kodukorra § 36 lg-d 1, 3 ja 5.

[63] Kantselei kodukorra eelnõu seletuskirja § 36 lg 3 selgitus.

[64] Kantselei kodukorra eelnõu seletuskirja § 33 selgitus.

[65] IKÜM art 15.

[66] TsMS § 59, HKMS §-d 88 ja 89.

[67] Vt RKKKm 16.04.2020, 1-19-8262, p 43.

[68] RKKKm 16.04.2020, 1-19-8262, p 44; RKHKm 03.11.2016, 3-3-1-58-16, p 9.

[69] RKKKm 16.04.2020, 1-19-8262, p 47.

[70] IKÜM art 23 lg 1 p f lubab liidu või liikmesriigi õigusega piirata kohtusüsteemi sõltumatuse ja kohtumenetluse kaitseks vastutava töötleja kohustuste ja andmesubjektide õiguste ulatust, kui selline piirang austab põhiõiguste ja -vabaduste olemust ning on demokraatlikus ühiskonnas vajalik ja proportsionaalne meede. Ka direktiivi 2016/680 art 18 võimaldab andmesubjektide õiguste teostamise korrast näha ette erandeid, kui need andmed sisalduvad kohtuotsuses või kriminaalmenetluse käigus töödeldavas toimikus. Vt ka põhjendused 20 ja 49.

[71] Seaduse eelnõu 679 (SE) seletuskiri, § 2 selgitus. Lk 7.

[72] IKÜM art 55 lg 3 ja põhjendus 20; direktiivi 2016/680 art 45 lg 2, põhjendus 80.

[73] IKÜM art 86, põhjendus 154.

[74] Avaliku teabe seaduse üldjuhendi 11. ptk „Kriminaal- ja väärteomenetluses kogutud teabe avalikustamine“. Arvutivõrgus: https://www.aki.ee/sites/default/files/dokumendid/avaliku_teabe_seaduse_uldjuhend.pdf (19.04.2021).

[75] Riigikohus viitas AvTS § 38 lg-le 4, mille kohaselt võib asutuse juht otsustada asutuseväliste isikute juurdepääsu võimaldamise asutusesiseseks tunnistatud teabele, kui see ei kahjusta riigi või omavalitsusüksuse huve.

[76] RKKKm 16.04.2020, 1-19-8262, p 46.

[77] Samas, p-d 36 ja 38.

[78] Eesti Vabariigi põhiseaduse §-d 44 ja 45, Euroopa Liidu põhiõiguste harta art 11, Euroopa inimõiguste ja põhivabaduste kaitse konventsiooni art 10.

[79] Vt kohtuasja vastu avaliku huvi esinemise hindamise kohustuse kohta ka RKKKm 04.12.2020, 1-17-9149, p 12; avaliku huvi määratlemise kohta RKHKo 23.03.2016, 3-3-1-85-15, p-d 21–24, RKTKo 26.06.2013, 3-2-1-18-13, p-d 14–16, RKTKo 18.02.2015, 3-2-1-159-14, p-d 14 ja 15; RKTKo 04.10.2017, 2-15-16007, p 16.

[80] Halduskohtumenetluse seadustiku, kriminaalmenetluse seadustiku, tsiviilkohtumenetluse seadustiku ja teiste seaduste muutmise seaduse eelnõu (kohtumenetluse avalikkus) väljatöötamise kavatsus. Arvutivõrgus: https://adr.rik.ee/jm/dokument/7898689 (19.04.2021).

[81] Kantselei kodukorra § 29.

[82] Arhiivieeskirja § 18 lg 2 p 8 kohaselt kantakse arhivaalide üleandmis-vastuvõtmisakti muu hulgas arhivaalide juurdepääsutingimused.